Вчимося легко!

 
 

   

 

 

Як правильно підготувати доповідь

              

Будь-який керівник повинен володіти навичками переконання і вміти мотивувати людей до виконання поставлених завдань ...


Перше, що необхідно зробити - сформулювати мету вашого виступу. Продумати і чітко усвідомити, який результат ви хочете отримати.

Для цього добре б відповісти на наступні питання.

* Хто буде вас слухати, які переконання та інтереси у цих людей, і чим вони схожі і різні між собою?

* Що ви хочете донести до аудиторії? Якщо відповісти на це питання складно, спробуйте уявити, що є критерієм успіху даного виступу. Як ви переконаєтеся, що були почуті? Що люди повинні усвідомити з вашого виступу?

* Яким чином найкраще донести інформацію і свої міркування до слухачів? Які мовні прийоми і набір міміки і жестів доцільно застосувати?

Продумайте також доцільність застосування візуальних матеріалів.

При підготовці матеріалів для доповіді необхідно враховувати, скільки часу у вас буде для виступу. Бажано відрепетирувати виступ і проконтролювати, чи вклалися ви у відведений час.

Місце і оточення також відіграють певну роль. Якщо є можливість, розгляньте заздалегідь приміщення, оцініть його розміри, меблі, умови розміщення необхідної апаратури і устаткування.
Ще одне важливе питання - мотивація слухачів. Ви повинні знати, що текст виступу цікавий аудиторії, і розуміти, чому.

Коли ця робота буде виконана, простіше буде розробити структуру самого виступу.

Щоб побудувати структуру доповіді, розбийте час, відведений для нього, на фрагменти, кожен з яких повинен вирішувати певне завдання .

Ретельно розпишіть всі фрагменти, і позначте для себе завдання кожного і конкретні дії з ними пов'язані.
Приміром, у вступній частині є сенс озвучити, про що піде мова і чому це зараз важливо. Яких результатів ви хочете досягти.

Наступні фрагменти побудуйте відповідно пунктам, складовим основну частину виступу.

Завершальний фрагмент повинен містити висновки зі сказаного та відповіді на запитання аудиторії.

При підготовці текстів для виступу бажано використовувати просту мову без складних синтаксичних конструкцій, тоді інформація буде краще сприйматися аудиторією.

Візуальні матеріали також повинні бути ретельно підготовлені і бути зрозумілими.

Кожен з слайдів повинен включати одну діаграму або відповідати однієї думки. Розмір діаграми повинна дозволяти побачити її з останніх рядів залу. Врахуйте, що текст, довший шести рядків сприймається з великими труднощами. Багато людей оцінюють якість виступу не тільки за змістом тексту, але і за якістю наочного матеріалу.

Продумані заздалегідь рухи, міміка і жести також можуть бути корисні при контакті з аудиторією.

Щоб невимушено використовувати жести в ході виступу, потрібно практикуватися перед дзеркалом, щоб побачити себе з боку. За допомогою гармонійних і природних жестів можна підкреслити ключові моменти виступу. Різні жести потрібно чергувати, і не копіювати впізнавані руху відомих людей.

Є одна хитрість, яку варто застосувати для того, щоб налагодити візуальний контакт з аудиторією.

На самому початку виступу, ще до того як ви почнете говорити, кілька митей мовчки дивитися на аудиторію. Це допоможе вам утримувати увагу слухачів протягом усього виступу.

Почати виступ краще з того, що відразу приверне увагу аудиторії, а потім перейти до основної теми.

У процесі доповіді добре використовувати всі можливості свого голосу. Можна сповільнювати і прискорювати темп мови. Для посилення враження від сказаного можна спочатку зробити паузу.

У процесі доповіді важливо рухатися по кімнаті, а не стояти на одному місці. Якщо ви щось показуєте - крок назад і крок вперед, якщо хочете почути запитання з залу.

Жести немають кидатися в очі, якщо використовувати їх в міру. Цим досягається бажаний контакт зі слухачами. Те ж можна віднести і до міміки, не варто протягом усього виступу бути натягнуто - серйозним.

Під час доповіді потрібно намагатися дотримуватися спланований порядок виступу. Для цього можна заздалегідь підготувати картки із записами основних думок, цифр, визначень.

Після кожної частини виступу, переходячи до наступної, підводите проміжні підсумки. Це дозволить краще запам'ятати основні моменти і не втратити цілісність розповіді. Добре використовувати схему: «тепер, поговоривши про основні особливості, перейдемо до структури».
Яка б не була тема доповіді, добре включати в нього приклади з особистого досвіду, навіть якщо це технічна презентація.

Якщо ви принесете з собою роздруківку тексту і будете періодично в неї заглядати, то ви ризикуєте втратити увагу і інтерес залу.
Для підстраховки можна підготувати тезово замітки, які включатимуть пам'ять на наступну частину мови.

Професійні спікери широко використовують у своєму арсеналі хитрощів, так званий, «вау» - фактор. Це може бути слайд, історія або факт, який приведе зал в стан подиву і допоможе зрозуміти сказане раніше.

«Вау» - фактор корисний тим, що надає доповідачеві впевненості.
Навіть якщо ваша доповідь має масу технічних деталей, ніколи не буде зайвим привід посміхнутися. Це може бути смішна картинка або карикатура, підходяща за змістом до теми.

Вдалий жарт допомагає залу відчути симпатію до промовця і з увагою вислухати чергову серйозну думку.

Однак з дозуванням жартів потрібно бути обережним. З набуттям досвіду, ви будете відчувати прийнятну дозу гумору.

Відомо, що найкраще запам'ятовується людьми те, що говориться в самому кінці. Закінчуючи доповідь, підведіть підсумок сказаному, нагадайте основні тези.

Якщо слухачі після закінчення заходу задумалися про отриманої інформації, вважайте своє завдання - максимум виконаною.